De balans tussen workflow learning en formeel leren

Beide vormen van leren versterken elkaar. Het gaat om de optimale balans. Die is nogal eens zoek, en slaat vaak door naar formele trainingen en cursussen, al dan niet online. Verklaarbaar, zolang managers en werknemers daarom blijven vragen en L&D daar standaard in meegaat. Verklaarbaar zolang problemen op de werkvloer standaard worden vertaald naar een gebrek aan kennis en/of vaardigheden en L&D op zoek gaat naar content om het hiaat te dichten. Zonder of met beperkt inzicht in het werk waar het probleem zich schijnbaar voordoet. In het donker, op de tast.



Een standaard werkwijze die in bijna alle gevallen de balans laat doorslaan naar formele leeroplossingen. Door de workflow als startpunt te nemen voor het ontwerp van leeroplossingen, doorbreek je die werkwijze. Dan kom je tot leerinterventies met soms de werksituatie als leeromgeving, en soms het klaslokaal. In een optimale balans. Daar waar het effect van leren het grootst is.
 

Het gaat om de uitkomst van leren. Bijna altijd moet leren in organisaties een probleem oplossen of een kans benutten. De gekozen leeromgeving bepaalt in hoge mate de uitkomst van het leren. Soms ligt die buiten het werk, maar vaak is het werk zèlf de meest effectieve leeromgeving. Dáár worden kennis en vaardigheden toegepast, problemen opgelost en kansen benut. Leerstof die je daar krijgt aangereikt kun je meteen gebruiken. Een heel geschikte leeromgeving waarin de intrinsieke motivatie hoog is en de reden om te leren glashelder, bijna tastbaar.

Maar soms is arbeidssituatie ongeschikt om veilig te oefenen in bepaalde vaardigheden en/of soft skills. Soms ook is de impact van incorrect handelen tijdens het werk zo groot, dat de kennis en vaardigheden eerst in een veilige omgeving geleerd moeten worden. En soms is een formele leeromgeving gewoon efficiënter. Denk aan grote groepen medewerkers die in korte tijd over essentiële kennis moeten beschikken. Dan kan een instructievideo of e-learning een betere oplossing zijn.
 

Welke leeromgeving uiteindelijk de beste zal zijn om bepaalde kennis, vaardigheden en softskills te leren, wordt bepaald door de uitkomst van een analyse van de workflow. Allereerst: welk probleem moet in de workflow worden opgelost, welke kansen kunnen worden benut? En welke kennis, informatie en ondersteuning kunnen de medewerker daarbij helpen?

Deze analyse start dus bij het werk en de werksituatie. Niet bij een analyse van formeel vastgestelde functies, rollen en taken. Een dergelijke analyse leidt altijd tot formele leerdoelen die in een formele setting moeten worden gehaald. Met afstand van de context. Zonder of met een beperkt inzicht in de context en de behoefte van de medewerker. Zonder of met beperkt zicht op oorspronkelijke problemen of kansen.

Zonder dat inzicht is het lastig om te achterhalen welke kennis en vaardigheden nodig zijn om taken correct uit te voeren in de context van het werk. Om problemen snel op te kunnen lossen of om in te spelen op veranderde omstandigheden. Zonder dat inzicht kun je eigenlijk ook niet weten welke leeromgeving of leeroplossing de meeste impact zal hebben op het oplossen van het probleem of het benutten van kansen.

Een analyse van de werkuitvoering, de taken, de rollen en de middelen die daar gebruikt worden, geeft je wél dat inzicht. Met dat inzicht kun je de beste leerinterventie, leervorm en leeromgeving ontwerpen, om het probleem te helpen oplossen of de kansen te benutten.
 

Daarvoor moet je in gesprek met managers en medewerkers over de werkuitvoering, de workflow. Het hoort bij de verantwoordelijkheid van L&D. L&D-pros zijn ook zeer geschikt om de workflow te analyseren. Ze staan op afstand van het werkproces en kunnen er daardoor onbevangen vragen over stellen. Vragen over het probleem zoals dat op de werkvloer wordt ervaren en de impact die het heeft op de strategische doelen van de organisatie. Vraag door naar de prestaties die van medewerkers wordt verwacht en wat in de weg staat om tot die prestaties te komen. Wat moeten zij anders, beter doen om het probleem op te lossen? Welke resultaten worden verwacht als het probleem is opgelost.
 

Op die manier start je het ontwerp bij de oplossing van het probleem,  in plaats van af te wachten of een leeroplossing mogelijk ook het probleem op zal lossen. Het is een andere benadering met een andere mindset. De focus ligt initieel op het toepassen van kennis en vaardigheden in de context van het werk, niet op het aanbieden van content.

Het verschil is het uitgangspunt van je ontwerp: het oplossen van het probleem of het bieden van een leeroplossing. Met het uitgangspunt verandert ook de oplossing. Door het analyseren van de werksituatie en de prestaties die dáár geëist worden, kom je tot veel bredere, rijkere leeroplossingen. Dan komen interventies als Performance Support óók in beeld, naast de traditionele leerinterventies.

Traditionele ontwerpmodellen leiden tot traditionele leeroplossingen. Kan ook niet anders, deze modellen zijn bedoeld om leerinterventies te ontwerpen en ontwikkelen. De focus ligt op leeruitkomsten, niet op workflow-oplossingen.
 

Na de analyse van de workflow komen leeroplossingen in een veel breder perspectief te staan. Veel kennis, informatie zal in de workflow aangeboden kunnen worden. Maar sommige vaardigheden en handelingen kunnen eenvoudig niet in de werksituatie worden geleerd. Bijvoorbeeld om dat voorwaardelijke kennis ontbreekt, of de werksituatie te onveilig is als leeromgeving.

Voor een optimale balans is het noodzakelijk om – na analyse van de workflow- samen met de performers, managers en materiedeskundigen, de impact van falen vast te stellen. Door elke taak te beoordelen op de impact die falen of het incorrect uitvoeren van de taak heeft op de doelen, bedrijfsvoering van de organisatie en/of de veiligheid van de mensen. 

Bijvoorbeeld omdat de gevolgen van het incorrect uitvoeren van de taak, bedreigend is voor de levering van producten of diensten gedurende langere tijd. Of dat extra geld of middelen moeten worden ingezet om de gevolgen van het falen teniet te doen. Letstelschade bij personeel of klanten, maar ook onherstelbare imagoschade kunnen het gevolg zijn van het incorrect uitvoeren van taken door medewerkers.
Alle taken die – bij falen- een significante of catastrofale impact hebben op de organisatie of de mensen, worden -in eerste instantie- aangeleerd buiten de werkplek. Daarvoor worden leerinterventies ontworpen die in een klassikale, veilige omgeving worden aangeleerd. Bijvoorbeeld in een cursus, training of e-learning. Om er vervolgens op de werkplek extra aandacht aan te besteden.

Voor alle taken waarvan een incorrecte uitvoering een verwaarloosbare of hooguit een tijdelijke impact heeft op de organisatie of mensen, wordt ondersteuning tijdens het toepassen van deze taken geboden. In de vorm van Performance Support waarbij kennis altijd en snel voor de performer toegankelijk is. Zo ontstaat een pallet van leerinterventies. Bestaande uit klassikale trainingen, cursussen, e-learning, microlearning etc., en ondersteuning tijdens de uitvoering van taken op de werkplek.

In een optimale balans!
 

De methodologie van Five Moments of Need biedt structuur aan het ontwerpen van leeroplossingen vanuit de workflow. Wil je meer weten over de toegevoegde waarde van deze methodologie? Hier vind je verschillende filmpjes, artikelen en podcasts om inzicht te krijgen in de theorie achter de 5 Moments of Need methodologie.