De kwaliteit van performance valt of staat bij optimale kennisondersteuning in alle 5 Moments of Need. De beschikbaarheid/toegankelijkheid van kennis op het moment dat de performer dat nodig heeft, is essentieel. Kennis is een onmisbaar hulpmiddel om een correcte uitvoering van taken en handelingen mogelijk te maken. Kennis staat in dienst van de context - de uitvoering- en heeft context nodig om effectief te kunnen zijn. Kennis heeft context nodig, anders heb je er weinig aan. Niks nieuws, maar toch goed om het even hardop uit te spreken. Het stelt kennis namelijk in perspectief, met name in de analysefase van het ontwerp. Als kennis in dienst staat van de context, waarom analyseren we kennis dan vaak als eerste, nog vóór de context? Die volgorde in het analyseproces brengt serieuze risico’s met zich mee voor de effectiviteit en het rendement van de leeroplossing. Welke risico’s en hoe je dat kunt voorkomen lees je in deze blog.  

Kennis staat in dienst van de uitvoering, het “doen”. Toch beginnen L&D-ers vaak met het analyseren van benodigde kennis. De bijbehorende context komt later aan de beurt. Aangeleerd, routine. Bij mij was het niet anders. Sinds ik de opleiding Designer 5 Moments of Need vorig jaar heb afgerond, zie ik dat voor altijd anders!

Mijn roots als ontwerper liggen bij Defensie. Vanuit een gegeven aantal taken uit een functiebeschrijving begon ik aan de ontwerpanalyse. Centrale vraag tijdens deze analyse: “Wat moet je weten/ welke kennis heb je nodig om de gegeven taken uit te kunnen voeren?” Die vraag stelde ik dan aan één of meerdere materiedeskundigen. Het resultaat van dergelijke interviews was een lange lijst van leerdoelen waarin het verwerven van kennis centraal stond. Je kent zulke leerdoelen wel met als “activiteiten”: weten, begrijpen, verklaren, uitleggen, beschrijven, herkennen of benoemen. Daarna werden vanuit de taken, vaardigheidsdoelen geformuleerd met termen als: toepassen, gebruiken, bewerkstelligen, controleren, uitvoeren e.d., geformuleerd. Einde analyse, aanvang ontwerpfase. Klinkt bekend?

In de ontwerpfase worden dan kennisdoelen gerelateerd aan de vaardigheidsdoelen, leerinterventies bedacht en het opleidings/cursusprogramma opgesteld. Met een zeer beperkt zicht op de context. Wat zich in de opleiding of cursus vertaalt in disproportionele aandacht voor de ondersteunende kennis, ten koste van de context. Terwijl we heus wel weten dat kennis de context nodig heeft. Zonder context is kennisoverdracht vrijwel zinloos. Het verwerven van kennis leidt echt niet vanzelf tot een correcte uitvoering van taken. Ook een open deur!
 

Nogmaals, het analyseren van ondersteunende kennis is een must. Snapt ook iedereen. Het gaat om de volgorde van analyseren. Draai die om. Analyseer eerst de context: het werkproces, de taken en de stappen. Dan voorkom je dat kritieke taken en stappen over het hoofd worden gezien, die mogelijk een grote impact hebben om de performance. Bijvoorbeeld omdat bij het incorrect uitvoeren van deze taken een hoog veiligheid- en/of afbreukrisico ontstaat. Analyseer daarna welke ondersteunende kennis nodig is om de taken en stappen correct te kunnen uitvoeren. Dan is de kans veel kleiner dat je essentiële informatie gaat missen in het ontwerp.  

De 5 Moments of Need methodologie begint de analyse daarom altijd bij het werkproces, de taken en de stappen. Dat is de workflow, zoals die wordt uitgevoerd door de Subject Matter Expert (SME). Pas daarna volgt de koppeling met ondersteunende kennis die je nodig hebt bij de uitvoering van de workflow. En kun je vrij nauwkeurig bepalen in welke vorm en op welke van de vijf momenten die het beste kan worden aangeboden.

Op het moment van toepassen (Apply), als er iets verandert (Change), of onvoorziene problemen moeten worden opgelost (Solve), iets nieuws moet worden geleerd (New) of verdieping in de materie gewenst is (More). Kennis is met de 5 Moments of Need minstens zo belangrijk als bij elk ander ontwerpmodel. Het gaat om het belang dat aan de context wordt gehecht. De volgorde in het analyseproces: context first! Hoe zie je dat in de praktijk? Door de volgorde in de analyse om te draaien krijg je een helder beeld van de context waarin de kennis ondersteunend moet zijn. Dat merk je in het ontwerp van de leeroplossing die je gaat bedenken. De context zal daarin centraal staan, de kennisoverdracht zal ondersteunend zijn. Op de momenten dat de lerende dat het meest nodig heeft. Vooral als het gaat om kennis die ondersteunend is bij de essentiële taken, de taken waarvan de impact van falen het grootst is. Dat levert direct winst op: reductie van veiligheidsincidenten en afbreuk. Betere performance, dus.

Bovendien kan nu een goed onderscheid worden gemaakt tussen voorwaardelijke kennis en kennis die nodig is voor een beter inzicht in de taken en stappen. In de meeste gevallen leidt dat tot een reductie van formele cursustijd. Ook winst. In de praktijk zal een trainer ook prima kunnen beginnen met kennisoverdracht als aanloop naar het “doen”. Dat is de overdracht, dat is min of meer de logistiek. In de analyse hoort het andersom te zijn. Dan is kennisoverdracht ondersteunend aan de context, de uitvoering. Een onontbeerlijk hulpmiddel, ter ondersteuning van de uitvoering, de performance.

Het is op geen enkele manier mijn bedoeling om kennis onbelangrijker te maken dan het “doen”. Kennis is onontbeerlijk voor het “doen”! Geen enkel misverstand daarover. Het gaat om een heroverweging van het ontwerp, een andere benadering, het doorbreken van routines. Om een beter begrip welke rol kennis heeft in het totale leerproces. De voordelen van het ontwerpen met de methodologie van de 5 Moments of Need zag ik al langer. Vorig jaar kreeg ik in de opleiding Designer 5 Moments of Need de kans om daadwerkelijk de volgorde van de analyse om te keren. Eerst de context, daarna de ondersteunende kennis. Met als resultaat een Proof of Concept, een ontwerp, waarin de lerende effectief ondersteund kan worden in alle 5 Moments of Need.

Als L&D-teams erin slagen om de bestaande ontwerpmodellen en daaruit ontwikkelde leermiddelen te heroverwegen, kunnen grote stappen worden gezet om medewerkers daadwerkelijk te ondersteunen in hun werk en hen in staat te stellen zich telkens te verbeteren. Ik hoop dat deze blog daar een bijdrage aan levert.