CEO’s en senior managers zijn niet erg geïnteresseerd in leeruitkomsten van trainingen. Wel in de verbetering van performance. Iedereen -ook een L&D-er - begrijpt dat leer- of trainingsuitkomsten niet één op één vertaald kunnen worden in betere prestaties op de werkvloer. Traditionele leerinterventies dragen bij aan het vermogen om beter te presteren. Workflow Learning -met de focus op performance- laat zien dat er daadwerkelijk betere resultaten worden geboekt. De retentie is vele malen hoger en de drempel van de transfer is er veel lager dan bij traditionele leerinterventies. Hoger rendement dus, daar houden CEO’s van! Steeds meer L&D-professionals zoeken daarom naar manieren om het leren in te bedden in de workflow. Er zijn ook steeds meer goede voorbeelden zoals onlangs bij het Alrijne Ziekenhuis of vorig jaar bij  Friesland Campina. Aansprekende voorbeelden waarbij de L&D-pro’s proberen los te komen van het traditionele leerparadigma en stappen te zetten om performance als uitgangspunt te nemen voor het leren. Dat vergt een heel andere benadering van leren en ontwikkelen, een andere mindset. Lees in deze blog waarom L&D-ers die omslag toch moeten gaan maken.

In een turbulente omgeving waarin veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen kan L&D met de traditionele aanpak de snelheid van de business niet meer bijhouden. Het antwoord denken we te vinden in “agile” ontwerpen en andere innovaties in het ontwerpen en ontwikkelen van trainingen. Een achterhoedegevecht, denk ik. Micro-learning, MOOC’s, Virtual Instruction om er een paar te noemen, ze dragen allemaal bij tot het overdragen van kennis en informatie. Geen twijfel.  Maar het zijn vernieuwingen binnen een oude aanpak. Het blijven innovaties die vooral de illusie in stand houden dat trainingen als vanzelf leiden tot betere prestaties en businessimpact. Terwijl we weten dat de retentie van deze interventies laag is en de transfer naar het werk, het moment waarop kennis en vaardigheden moeten worden toegepast, lastig is. Innovaties in het ontwerp en de manieren om content sneller of beter toegankelijk te maken zijn niet de gamechangers die zorgen dat de prestaties op de werkvloer verbeteren. Dat is ook logisch: trainen verhoogt op zijn best het vermogen om beter te presteren, meer niet. En alleen het vermogen om beter te presteren is niet genoeg!

Een effectievere context om te leren dan in de workflow is er volgens mij niet. Waarom? De redenen om iets leren zijn daar glashelder, bijna tastbaar. Als lerende ben je intrinsiek gemotiveerd omdat je ziet dat je beter wordt in je werk, het gevoel hebt dat je bijdraagt aan succes. Workflow Learning staat niet voor niets volop in de belangstelling. Daarbij zijn de concepten van de 5 Moments of Need en 70:20:10 op dit moment het meest bekend. De 5 Moments of Need beschrijven de context waarin medewerkers moeten leren en die hen motiveert om te leren. Het gaat om de kennis en vaardigheden die nodig zijn op het moment van toepassen (Moment of Apply), in de context van het werk. Andere momenten zijn situaties waarin het proces is gewijzigd (Change) of waarin dringend om een oplossing wordt gevraagd (Solve). Wat je hebt geleerd in een training -los van de workflow- is op dat moment weggezakt (retentie) of moet nog worden vertaald naar de actuele situatie (transfer). Alleen kennis die nodig is om iets nieuws te leren (New) of meer inzicht of diepgang in de materie te krijgen (More) past goed in trainingssituaties. 70:20:10 gaat over wáár het leren plaatsvindt, de leeromgeving: 70 % in de workflow, 20% in samenwerking met anderen en 10% in een formele setting. De percentages zijn een indicatie, ze zullen per project verschillen. De twee concepten vullen elkaar aan. Tijdens het ontwerp ligt de focus op wat moet worden geleerd bij de Moments of Apply, Solve en Change. Die drie momenten vinden plaats in de 70, momenten die zich in het werk voordoen. Alles wat niet geleerd kan worden in deze Moments of Need, wordt ontworpen voor de Moments New en More, de 10. Dat zijn dan vaak formele trainingen, al dan niet in de vorm van e-learning, Micro-learning of een klassikale bijeenkomst. Dan gaat het over onderwerpen die niet in het werk kúnnen worden geleerd, bijvoorbeeld in verband met veiligheid- of afbreukrisico. De 20 - leren in samenwerking met anderen- zal in alle 5 momenten een rol spelen. Al zal die in New en More minder zijn dan in Apply, Change en Solve. Het ontwerpen op basis van 5 Moments of Need biedt belangrijke voordelen, zie het voorbeeld van het Alrijne Ziekenhuis.  Zo zal de tijd dat medewerkers moeten stoppen om in een formele setting iets te leren met ongeveer de helft worden verkort. Onder andere door – in de workflow- taakspecifieke ondersteunende informatie aan te bieden. Dat kan met goed ontworpen, korte (2 klikken/10 seconden) begeleiding Embedded Performance Support Solutions (EPSS). Bovendien zal het transfer probleem voor een groot deel worden opgelost. De periode dat het geleerde zichtbaar resultaat oplevert in het werk is altijd korter dan in een traditionele aanpak.
 

Workflow Learning biedt dus volop kansen voor L&D. In feite hebben we de wind mee. De business is er meer dan ooit klaar voor, de technologie biedt alle mogelijkheden en ontwikkelt zich op dit gebied verder en met de 5 Moments of Need en 70:20:10 hebben we goede methoden om Workflow Learning effectief te ontwerpen. We hebben nu de kans om het concept van leren en ontwikkelen voor altijd te veranderen. Maar daarvoor is een radicaal andere mindset nodig. Het is een ingrijpende verandering die niet alleen op het bordje van de L&D hoort te liggen. Het zal stapje voor stapje moeten gaan, zoals bij elke ingrijpende verandering. Het is een verschuiving van het leerparadigma naar het presteerparadigma. De knop moet echt om. Ontwerpen van Workflow Learning vanuit een traditionele leer-mindset gaat je niet lukken. Dan loop je al snel vast in het smalle framework van training, hoe shiny en innovatief ook bedacht. Voor iemand met een hamer ziet alles eruit als een spijker. Dan is een training op de werklocatie ook Workflow Learning. Of een korte uitleg in de kantine, een intervisiesessie op de afdeling, een micro-learning tijdens kantooruren of welke andere interventie ook waarvoor de medewerker juist uit de workflow wordt gehaald. Elk moment dat hij/zij het werk moet onderbreken om te leren, doet afbreuk aan het concept van Workflow Learning. Omdat ook dan het geleerde weer moet worden vertaald naar het eigen werkproces. Er zullen oplossingen moeten worden bedacht uitgaande van wat er in de workflow (Apply, Solve en More) moet gebeuren, wat in die context moet worden geleerd.
 

Steeds meer organisaties willen de focus gaan leggen op performance door Workflow Learning. Een proces van kleine stapjes, trial & error. Ik ben benieuwd hoever men in jouw organisatie is. Zijn jullie al bezig met kleine projecten, proeftuinen? Hoe past dat in de leercultuur? Hoe wordt er door managers en medewerkers over gedacht? Al successen zichtbaar? Zijn er al lessons learned? Laat het me weten. Dan deel ik jullie ervaringen graag met andere L&D-professionals.