Veel organisaties zetten de stap naar agile werken. Wat betekent dit voor de manier waarop medewerkers en teams zich ontwikkelen? En hoe speel je daar als trainer of HRD professional op in? Dick Krikke (NVO2) en Stefan Op de Woerd (Perflectie) onderzoeken de effecten van agile werken en de kansen die dit biedt voor trainers en HRD professionals. 


 

Agile werken is de nieuwe norm

Bedrijven realiseren zich maar al te goed dat zij wendbaarder moeten worden om in te spelen op de snel veranderende wereld. Daarom schakelen veel organisaties over op organisatievormen die hen de mogelijkheid geven om kortcyclisch bij te sturen. Bekende uitingsvormen hiervan zijn Scrum, Kanban en Lean, hoewel veel organisaties uiteindelijk een eigen vorm ontwikkelen.

De essentie van al deze vormen van agile werken is echter steeds hetzelfde:

• Gezamenlijke verantwoordelijkheid als team (zonder hiërarchie)
• Korte planningshorizon (vaak tussen 2-4 weken)
• Focus op continue verbetering (restrospective in scrum)
•  

Vooral het laatste punt doet trainers en HRD professionals natuurlijk de oren spitsen. Hoe doen teams en medewerkers dat precies? En wat betekent dat voor ons werk?
 

Retrospective: de nieuwe teamdag

Op zich is het niets nieuws dat teams zich proberen te verbeteren. Door de werkprocessen onder de loep te nemen, stil te staan bij de onderlinge samenwerking en verwachtingen naar elkaar uit te spreken, bepaalt het team wat nodig is om effectiever te worden.Wat echter wel nieuw is, is dat de traditionele jaarlijkse heidag in agile organisaties is vervangen door een regelmatige “retrospective”.
 
Waar je vroeger met je team een dag op de hei zat, zit je nu elke paar weken twee uur bij elkaar op de eigen werkplek. Waar de begeleiding vroeger door een externe facilitator werd gedaan, is deze rol nu belegd binnen het team zelf. En waar op heidagen grote vergezichten werden geschetst, bepaal je als team nu de concrete acties en aandachtspunten voor de komende weken (tot aan de volgende retrospective). Zoals agile-expert Ralph van Roosmalen zou zeggen, bepaal de stapjes om elke dag 1% beter te worden.
 

Tijd voor micro leerinterventies

De evaluatiemomenten van een team worden dus korter, frequenter en meer gefocust. Dat betekent dat de leervraag kleiner wordt, maar ook sneller moet worden beantwoord. Er ontstaat dus behoefte aan kortere en snellere leerinterventies.

Stel, uit de retrospective komt als verbeterpunt dat de teamleden elkaar eerder om hulp moeten vragen, omdat ze nu teveel tijd verliezen door het zelf te willen oplossen. Maar ze weten nog niet goed hoe ze dit moeten aanpakken. Hoe kunnen ze ervoor zorgen dat ze dit ook echt gaan doen? Dan kan het goed zijn dat ze even hulp willen krijgen van een trainer of coach.

Ze willen en kunnen echter niet vier weken wachten tot de eerstvolgende cursus op dit gebeid. Wat ze nodig hebben is een korte interventie, direct de dag na de retrospective, mogelijk gevolgd door nog een aantal micro interventies in de dagen en weken erna, bijvoorbeeld tijdens de daily standup. Maar hoe vind je dat op zo’n korte termijn?
 

De HRD professional als cruciale schakel

In een organisatie vervult de HRD professional vaak de rol als tussenpersoon tussen vraag en aanbod van leren. Op basis van de speerpunten van de organisatie worden competenties bepaald, waarvoor vervolgens een trainingsaanbod in het leerportaal wordt samengesteld. Daarnaast worden voor verschillende doelgroepen (startende leidinggevenden, potentials, etc.) speciale programma’s ontwikkeld.

Dit aanbod zal – mits goed verankerd in de praktijk – ongetwijfeld nog jarenlang waardevol blijven. Tegelijkertijd is dit vaak niet waar de agile teams naar op zoek zijn. De vraag is dus hoe je als HRD professional je aanbod kunt afstemmen op de veranderende vraag van agile teams. En hoe je überhaupt de behoeften van deze teams scherp krijgt.

Daarvoor is het nodig dat je als HRD’er heel kort op de bal zit. Zou het geen goed idee zijn om direct aansluitend op de retrospective de leerbehoefte met het team (of een afgevaardigde daarvan) door te nemen? Dat is het ultieme moment om een acute leervraag direct te vertalen naar een passende leerinterventie.
Dan moet je alleen wel een passende leerinterventie kunnen bieden. Want als je op dat moment trainingsbureaus gaat bellen of ze morgen voor een uurtje een trainer kunnen langs sturen, dan kun je het wel vergeten… 
 

De ‘just-in-time’ trainer

Trainingsbureaus zijn ingericht om op gefundeerde wijze de leervraag van organisaties in kaart te brengen en te vullen. Ze nemen – terecht – de tijd om de leervraag helder te krijgen en daar een passende interventie bij te ontwikkelen. Dat is in veel situaties nog steeds heel waardevol. Maar het past niet bij de snelle en kortcyclische wereld waarin de agile teams willen leren. Hoe kun je hier als trainer op inspelen?

Ten eerste vraagt dit om een ander verdienmodel. Het traditionele dagdeeltarief is niet meer aan de orde als een team een snelle, korte interventie wil. En het is maar de vraag of het uit kan voor een trainer om heen en weer te rijden voor een sessie van 1 uur. Ten tweede is de gevraagde snelheid van leveren een grote uitdaging: de tijd die je hebt om je voor te bereiden is minimaal. En dan hebben we het nog niet eens over de planningstechnische kant van de zaak.

Het mag duidelijk zijn dat trainingsbureaus zichzelf opnieuw moeten uitvinden om de ‘just-in-time’ trainer te zijn die agile teams nodig hebben. Een vorm zou kunnen zijn dat trainers/coaches op vaste dagen op locatie zijn en met meerdere agile teams meelopen. Ze hebben dan al een beter beeld wat er bij de teams speelt en kunnen proactief inspelen op de ontwikkelbehoefte. Mogelijk luisteren ze mee met de daily standup en doen ze aansluitend korte coachsessies met de teamleden die daar behoefte aan hebben. Verder zijn er ook vormen denkbaar waarbij je op afstand werkt en technologie inzet om teams te ondersteunen.

Afijn, er zijn zeker mogelijkheden. De praktijk zal uitwijzen wat in welke situatie het beste werkt.
 

Doe het agile!

Hoewel wij ook nog niet alle antwoorden hebben, zien we wel een onomkeerbare ontwikkeling die grote impact heeft op zowel HRD professionals als trainers. We laten ons daarbij graag inspireren door agile teams en leren daarbij stap-voor-stap wat wel en niet werkt. Wil je hier ook mee experimenteren? We helpen je graag op weg met de gratis toolbox ‘ Veranderen in de praktijk’. Hiermee bieden we je een complete aanpak om verandering in de praktijk te ondersteunen. 

Auteurs Stefan Op de Woerd (Perflectie) en Dick Krikke (NVO2)